وفي مستهل الاجتماع رحب المدير العام للثقافة بالجميع مهنئا مدير دائرة الفنون أ. أنور الحوثري على توليه مهام الدائرة متمنيا له دوام التوفيق في مهامه الجديدة كما تقدم المدير العام للثقافة بخالص شكره وامتنانه لمدير دائرة الفنون السلف أ. محمد عمر المضي على ما قدمه خلال فترة توليه مدير الدائرة والنجاحات التي حققها المكتب  في المشاركات الفنية المختلفة .
بعد ذلك استعراض مدير دائرة الفنون محددات الخطة والتي شملت على جملة  من الأفكار والمقترحات التي سيتم دراستها وبلورتها  في عدد من المشاريع الفنية التي سترى النور بتعاضد و دعم الجميع .
كما أثريت الخطة بعدد من المداخلات والنقاشات  من قبل رؤساء الأقسام بالدائرة الذين أبدوا حرصهم على تفعيل عمل الدائرة والنهوض بها  .
حضر الاجتماع أ. يحيى محمد القطوي مدير إدارة المسرح و أ. صالح الشبيبي رئيس قسم الفنون التشكيلية وأ.عبدالهادي التميمي رئيس قسم المسرح و أ. صالح بن الشيخ أبوبكر رئيس قسم الفنون الشعبية .